Privacyverklaring

Edukompas ("wij", "ons" of "onze") hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij ze beveiligen en welke rechten betrokkenen hebben. Door gebruik te maken van onze diensten en het platform Edukompas gaat u akkoord met deze privacyverklaring.

Edukompas is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, behalve voor leerlinggegevens (zie "Leerlinggegevens" hiernaast).

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Edukompas
E-mailadres: hello@edukompas.nl
KvK-nummer: [wordt aangevuld bij livegang]

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten:

• Gebruikersgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, inloggegevens.
• School- en bedrijfsgegevens: schoolnaam of bedrijfsnaam, KvK-nummer (aanbieders), regio, contactpersoon.
• Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, apparaat-informatie, gebruiksstatistieken.
• Communicatiegegevens: berichten tussen scholen en aanbieders via het platform, reviews, correspondentie met Edukompas.
• Betaalgegevens: transactiegegevens voor het betalen/uitbetalen van een boeking (kaartgegevens zelf worden door onze betaaldienstverlener verwerkt, niet door Edukompas).

We gebruiken deze gegevens om: scholen en aanbieders aan elkaar te koppelen en boekingen te beheren; te communiceren via e-mail en meldingen; accounts veilig te houden; het schoolabonnement en boekingen te factureren en uit te betalen; en onze diensten te analyseren en verbeteren.

Dit doen we op basis van: uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting (zoals de fiscale bewaarplicht), ons gerechtvaardigd belang, of — waar nodig — uw toestemming.

Voor geboekte activiteiten kunnen scholen een ouder-inschrijving openen. Daarbij worden van leerlingen alleen voornaam, achternaam en groep/klas verwerkt, en van ouders/verzorgers naam en e-mailadres. Bijzonderheden (zoals allergieën) worden alleen gevraagd als de school dit expliciet aanzet, en alleen ingevuld als de ouder dit zelf opgeeft.

Leerlingregister: scholen kunnen een profielregister van leerlingen bijhouden zodat inschrijven snel gaat door een kind te selecteren. Deze profielen blijven bewaard zolang het kind op de school zit; de school kan een profiel op elk moment verwijderen (bijvoorbeeld wanneer het kind van school gaat).

Ouderportaal: ouders krijgen via een persoonlijke, tijdelijke link (geen wachtwoord) inzicht in hun eigen inschrijvingen en kinderprofielen — uitsluitend de eigen gegevens.

Rolverdeling: voor leerlinggegevens is de school de verwerkingsverantwoordelijke; Edukompas treedt op als verwerker. Hiervoor sluiten we een verwerkersovereenkomst met de school (bijlage bij onze algemene voorwaarden).

Toegang tot kindgegevens is beperkt tot de eigen school en de aanbieder van de betreffende boeking (die alleen aantallen ziet, geen namen, tenzij de school dat zelf deelt); Edukompas-medewerkers hebben geen structurele inzage. E-mails aan ouders bevatten uitsluitend gegevens over hun eigen kind.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:

• Hostingpartners (Convex, Vercel): voor opslag en het draaiend houden van het platform.
• E-maildienstverlener (Resend): voor transactionele e-mails en meldingen.
• Betaaldienstverlener (Stripe): voor het schoolabonnement, boekingsbetalingen en uitbetalingen aan aanbieders.
• Scholen en aanbieders onderling: uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor een boeking of inschrijving.
• Overheidsinstanties: uitsluitend indien wettelijk verplicht.

Met al onze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Onze hostingpartners bieden opslag binnen de EU aan. Onze betaaldienstverlener (Stripe) is onderdeel van een internationale groep; voor zover daarbij gegevens buiten de EU worden verwerkt, gebeurt dit op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's) of een ander passend AVG-mechanisme. Wij verstrekken zelf geen gegevens aan derden voor marketingdoeleinden.

Bewaartermijnen:

• Accountgegevens: zolang het account actief is.
• Inschrijvingsdetails per activiteit (naam kind, bijzonderheden, ouder-contact): automatisch geanonimiseerd 30 dagen na de activiteitsdatum.
• Leerlingregister: blijft bewaard zolang het kind op de school zit; geen automatische verwijdering op basis van tijd, de school verwijdert zelf.
• Facturatie- en administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van dataverkeer (TLS/SSL), strikte toegangscontrole en authenticatie, scheiding van gegevens tussen scholen (een school heeft geen toegang tot het leerlingregister van een andere school), en regelmatige controles en updates van de gebruikte platforms.

Bij een datalek dat gevolgen heeft voor betrokkenen melden wij dit zo snel mogelijk — en waar wettelijk vereist binnen 72 uur — aan de Autoriteit Persoonsgegevens, en informeren wij betrokkenen indien dat vereist is.

Edukompas neemt de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht, maar kan geen absolute garanties geven tegen alle mogelijke risico's. Onze aansprakelijkheid is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt zoals beschreven in onze algemene voorwaarden.

Op grond van de AVG heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering ("recht om vergeten te worden", tenzij een wettelijke bewaarplicht dit verhindert), beperking van de verwerking, dataportabiliteit, en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Voor leerlinggegevens richt u een verzoek in eerste instantie aan de school (de verwerkingsverantwoordelijke); voor overige gegevens aan Edukompas via hello@edukompas.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Onze diensten worden gebruikt door scholen en, via het ouderportaal, door ouders/verzorgers voor het inschrijven van kinderen. Gegevens van kinderen worden uitsluitend verwerkt in opdracht van de school en, waar het gaat om bijzonderheden zoals allergieën, met invulling door of toestemming van een ouder/verzorger.

We gebruiken functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en het platform te laten werken. Voor eventuele analytische cookies vragen we vooraf toestemming.

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen; bij wezenlijke wijzigingen informeren we u via het platform of per e-mail. Op deze verklaring is Nederlands recht van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.